ZAboM Lektion 6 : Neues Kontingent
Das auszugebende Geld kann man auf mehrere Töpfe verteilen, die
"Kontingente" genannt werden. Andere sagen "Haushaltstitel" oder
"Budget" oder was auch immer, ZAboM und ORDER sagen "Kontingent".
Die Kontingente sollen und können nicht die wirkliche
haushaltstechnische Mittelüberwachung und -verausgabung betreiben,
dafür gibt es in jeder Institution etablierte Systeme und Werkzeuge
mit entsprechend hohen Sicherheitsvorkehrungen, die in allegro fehlen.
Es geht um eine Registrierung der durch Bestellungen gebundenen und der
schon verausgabten Mittel, um den Überblick zu behalten und nicht
zuviel zu bestellen. Mehr nicht! Wer das nicht braucht, kann völlig auf
Kontingente verzichten - und damit auf diese Lektion!
Für Zeitschriften kann man eigene Kontingente einrichten, man kann aber
auch ein einziges gemeinsames für Bücher und Zeitschriften verwenden.
Die Zahl der Haushaltstöpfe, mit denen man arbeiten kann, ist nicht
begrenzt, und man kann sich jederzeit neue anlegen, wenn unverhofft
Geld von irgendwoher zugewendet wird. Die Kontingente sind auch
nicht auf ein Haushaltsjahr festgelegt. Von einem Haushaltsjahr
zum nächsten kann man entweder neue Kontingente anlegen und Rest-
beträge dann dort wieder zuschlagen, falls sie übertragbar sind,
bzw. Bindungen aus dem Vorjahr schon in einem neuen Kontingent
zum Abzug bringen. Für diese Zwecke können später weitere FLEXe
geschrieben werden, sobald man klar sieht, was wirklich gebraucht
wird. Es wird vermutlich aber sehr unterschiedliche Wünsche geben.
Wie auch immer, zuerst einmal muß man die Kontingente einrichten.
Jedes Kontingent ist ein Datensatz, ein sog. "Systemsatz". Solche
Sätze haben fast immer nur ein einziges Datenfeld, #9A, das mit
einem Typbuchstaben anfängt; für Kontingente ist dies das K.
Im Register 11 findet man die vorhandenen daher unter SYSK.
In der Standard-Formulardatei cat.frm sind Kontingentsätze schon
berücksichtigt, es gibt darin seit langem das Formular [Kontingent],
das von ORDA und ORDER schon immer benutzt wird. Dieses Formular
kommt zum Einsatz, wenn man folgenden Weg beschreitet:
Sagen wir mal, es soll ein Kontingent namens "Haushalt 2008"
angelegt werden mit dem Code HH08, es soll mit 19000 EUR dotiert
sein.
1. Alt+6, dann "Monogr.-Erwerbung"
2. "Neues Kontingent" anklicken
Formular erscheint. Eingeben:
Code: HH08
Name: Haushalt 2008
Vorgabesumme: 19000
Die anderen vier Beträge sind mit 0.00 vorbesetzt, sie werden
beim Durchrechnen jeweils aktualisiert, manuelles Ändern ist
deshalb sinnlos.
3. Ende und Speichern
4. Automatisch wird die Auswahlliste der Kontingente neu erstellt.
Das ist eine ViewListe mit dem Namen kont.vw
Sie wird angezeigt, wenn neue Bestellungen oder Abos einzugeben
sind und man in dem Feld "Kontingent" auf Alt+i drückt
(Siehe Lektion 4, Punkt 3.)
5. Alt+6: ZAboM-Menü zurückholen
Ab sofort kann man in neuen Bestellungen und also auch Abos diese
Geldquelle anzapfen, sprich das Kontingent zuordnen.
Wichtiger Hinweis:
Eine neue Bestellung führt NICHT sofort zu einer automatischen
Aktualisierung des Kontingents und damit ist auch eine sofortige
Warnung "Achtung, Kontingent überzogen!" nicht möglich.
Dies ist eine hochproblematische Sache, weil es dabei viele Fehler-
möglichkeiten gibt. Deshalb wurde eine Funktion zum Durchrechnen der
Kontingente geschaffen, die auch auf dem ORDER-Menü zu finden ist:
"Kontingente sichten/berechnen". Was Abonnements betrifft und die
neuen Rechnungsdatensätze, so müssen die Funktionen aber noch weiter
verbessert und ergänzt werden.
Bei Bedarf kann das Durchrechnen jederzeit gemacht werden. Dazu kommen
wir aber später noch (Lektion 16).
Nebenbei, für FLEXologen:
Im Menü order.rtf ist der FLEX für das neue Kontingent eingebettet.
Man sieht ihn, wenn man h order.rtf eingibt und dann sucht nach
"neues kont". Der zweite Treffer ist die Zeile
?Neues Kontingent=x new`#9A Kcode`$B-#9A 0.00`$E-#9A 0.0...
und zwar unten im Bereich der Flipzeilen.
Es gibt einige solche Fälle, mit denen vermieden wird, lauter kleine
und kleinste FLEX-Dateien machen zu müssen.