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Was ist, was soll, was kann eine allegro-Datenbank? |
Der Schritt von der konventionellen, manuellen Katalogführung zu einer Arbeitsweise mit Computer ist ein radikaler Umbruch, nicht nur ein Wechsel der Arbeitsmittel. Eine Vielzahl von Fragen sind zu klären, und viele davon sind am Anfang noch gar nicht als Problem bewußt. Um einen Überblick zu schaffen und die Probleme sortieren zu können, stellen wir die Frage an den Anfang, "Was muß ich alles machen können?". Daraus ergibt sich, was das System leisten muß. Dieser Abschnitt zählt also auf, was man mit allegro machen kann, die weiteren Abschnitte zeigen, wie man es macht. Man findet hier auch schon die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang vorgestellt. Querverweise sind so zu verstehen: "siehe Handbuch Kap. 4" verweist auf das Kapitel 4 im Systemhandbuch, "siehe Ouv 5.5" auf Abschnitt 5.5 der allegro-Ouvertüre.
Die vielen Punkte oder Forderungen, die einem zu der Frage "Was muß ich alles machen können" einfallen, kann man in 4 ganz grundlegende und weitere 7 sehr wichtige Bereiche einteilen. Den ersten vier Forderungen entsprechen im allegro-System 4 verschiedene Bildschirme, die man leicht auseinanderhalten kann. Im nächsten Kapitel ("Die 4 Gesichter einer allegro- Datenbank") sind dafür Beispiele abgedruckt.
Die vier grundlegenden Forderungen hören sich fast banal an. Das liegt aber daran, daß sie bei herkömmlicher Zettelarbeit kaum als problematisch empfunden werden. Umso wichtiger ist es, sie deutlich zu formulieren und zu durchdenken:
Dazu gibt's den Index. Ein allegro-Index kann aus bis zu 10 Registern bestehen. So ein Register erscheint auf dem Bildschirm tatsächlich als alphabetische Liste.
Wie benutzt man den Index? Das Suchen nach bestimmten Namen, Titeln oder Wörtern ist sehr einfach: Suchbegriff eintippen und <Enter> drücken. Doch gibt es wesentlich mehr Suchbegriffe und ganz neue Möglichkeiten, die mit herkömmlichen, gedruckten Registern nicht denkbar waren: Kurzanzeige, Trunkierung und logische Kombinationen. 1.4 im Handbuch erklärt alle Funktionen des REGISTER-Bildschirms.
In Kurzform: siehe Der allegro-Katalog : die wichtigsten Hinweise zur OPAC-Benutzung.
Probleme: Welche Angaben sollen in welchen Registern erscheinen, und wie sollen sie aufbereitet sein? Dazu gehört eine große Zahl von Detailfragen (z.B. Behandlung von Doppelnamen, Umlauten, Bindestrichen und anderen Sonderzeichen, etc.) Was Sie auf dem Bildschirm sehen, ist nicht fest vorgegeben, sondern die Regelung dieser Details erfolgt in einer anpaßbaren Index-Parameterdatei, die mit Hilfe der Exportsprache geschrieben wird. Das ist der schwierigste Teil von allegro (Beschreibung siehe Handbuch Kap. 10). Die Register sind dafür aber auf Wunsch in jeder Beziehung umgestaltbar. Der Zettelkatalog erlaubte dagegen keine Änderung seiner Ordnungsprinzipien.
Hat man in einem Register oder in der Kurzanzeige etwas gefunden und betätigt die <Enter>-Taste, erscheint auf dem ANZEIGE-Bildschirm der zugehörige Datensatz, also die Titelaufnahme. (Statt Katalogzetteln hat man jetzt Datensätze.) Dieser Bildschirm bietet viele Möglichkeiten, die im Handbuch Kap. 1.5 beschrieben werden.
Probleme: Das Aussehen der Anzeige läßt sich anpassen und gleichfalls jederzeit ändern - ganz anders als beim Zettelkatalog, wo das Erscheinungsbild der einmal geschriebenen Zettel nicht mehr zu ändern ist. Solche Anpassungen werden ebenfalls mit der Exportsprache geregelt. Es geht darum, welche Elemente überhaupt und in welchen Fällen anzuzeigen sind, in welcher Reihenfolge, mit welcher Interpunktion, in welcher Farbe, etc. Je nach Benutzer können unterschiedliche Anzeigeformen eingestellt werden: der OPAC-Benutzer kann z.B. eine andere Anzeigeform bekommen als der Katalogisierer - obwohl die Daten genau dieselben sind!
Korrekturen, Ergänzungen, Veränderungen an einem Datensatz führt man so aus: Auf dem ANZEIGE-Bild-
schirm drückt man die Taste <E> (das große E) - damit aktiviert man den EDITOR. Dieser
Programmteil zeigt einem dann zunächst den Datensatz in der internen (kategorisierten) Form. Darunter steht das
Promptzeichen #_. Daran erkennt man, daß man sich im Editor befindet und der Datensatz zur
Veränderung freigegeben ist.
Probleme: der Umgang mit dem Editor ist lernbedürftig, denn er hat viele Funktionen, die über die altgewohnten Möglichkeiten einer Schreibmaschine weit hinausgehen. Er ist speziell für die Bearbeitung von strukturierten (in Felder eingeteilten) Datensätzen entwickelt worden und arbeitet deshalb auch etwas anders als ein Textprogramm, das zeilenorientiert ist. Das Handbuch Kap. 3 erklärt alle Funktionen, in den Teilen 7. und 8. werden die wichtigen geübt.
Vom ANZEIGE-Bildschirm aus (siehe 2.) kann man jederzeit mit I die ABFRAGELISTE aktivieren. Die wichtigsten Datenelemente fragt das Programm dann ab. Es kann dabei unterschiedliche Abfragelisten für mehrere Typen von Materialien geben (Bücher, Aufsätze, ...). Viel Schreibarbeit läßt sich einsparen, wenn man die Kopier- und Phrasenfunktionen nutzt (siehe Eingabeerleichterungen).
Probleme: welche Elemente braucht man überhaupt, und in welcher Reihenfolge sollen sie abgefragt werden? Auch dies ist frei einstellbar und nachträglich änderbar, und zwar in der Konfigurationsdatei (Erklärung in Handbuch Kap. Anhang A).
Nach Durchlauf der Abfrageliste ist man im EDITORzustand (siehe 3.) und hat alle Möglichkeiten, an der gerade eingegebenen Aufnahme noch Ergänzungen und Korrekturen vorzunehmen; mit <F10> speichert man den Satz wieder ab. Sehr wichtig: beim Speichern werden sofort die Register aktualisiert. Beim Mehrplatzbetrieb wird eine gerade erfaßte Aufnahme sofort nach dem Speichern für alle Teilnehmer sichtbar.
Mehrfachkategorien: Folgezeichen mit angeben, (z.B. #v31B um #31B zu löschen)
Wenn eine bestimmte Korrektur nicht nur an einer, sondern an mehreren oder sehr vielen Aufnahmen durchzuführen ist, nutzt man die Funktion Globale Änderung. Man definiert zuerst die Änderung mit dem Befehl #X im EDITOR (siehe 2.3), bildet dann eine Ergebnismenge und drückt auf dem ANZEIGE-Bildschirm die F10, dann wird die Änderung ausgeführt. (Beispiele: siehe Ouv 5.4)
Darunter fällt der Karten- und Listendruck, aber auch die Produktion von Exportdateien. Alle solchen Aufgaben werden mit der Exportsprache programmiert, d.h. es wird eine Export-Parameterdatei geschrieben. Dies ist die mit Abstand schwierigste Aufgabe des Systems, denn eine äußerst breite Palette von Anforderungen ist abzudecken (siehe auch 1. und 2.). Einführung in das Thema siehe allegro- Exportparameter und allegro- Manipulationsbefehle; genaue, aber schwierige Beschreibung siehe Handbuch Handbuch Kap. 10. Das Steuerprogramm CockPit hilft dabei, Routineproduktionen zu vereinfachen. Die Herstellung bestimmter, immer wieder benötigter Listen kann der Kenner soweit automatisieren, daß am Ende wenig mehr als ein Knopfdruck vom CockPit aus nötig ist.
Wird eine sortierte Liste gewünscht, müssen drei Vorgänge hintereinander ablaufen: Sortiervorbereitung, Sortieren, Druckaufbereitung. Jedoch ist auch das weitgehend automatisierbar. Das Wichtigste zu diesem Thema, mit kurzer Anleitung: siehe Ouv 5.5 "Listenproduktion".
Was man in den Registern nicht findet, das findet ein anderes Programm, das Volltext-Suchprogramm. Auch dieses Programm kann sofort die gefundenen Datensätze exportieren, also mit Hilfe einer Export-Parameterdatei ausdrucken oder in eine andere Datei schreiben. (siehe Handbuch Kap. 4) Start: CockPit µr e 3
Daten aus anderen Systemen haben in der Regel eine andere Struktur und können nicht unmittelbar in eine allegro- Datenbank übernommen werden. Zwei Schritte sind nötig: (siehe Handbuch Kap. 5)
Sobald man nennenswerte Datenmengen in einer Datenbank hat, muß man sich um deren Sicherung Gedanken machen. Man bedenke: eine nur auf Magnetplatte gespeicherte Datei ist erheblich empfindlicher als ein Zettelkatalog!!! Wenn, aus welchen Gründen auch immer, eine Datenbank unbrauchbar wird, muß man sie wiederherstellen können, und zwar möglichst in den Zustand, den sie unmittelbar vor dem Zusammenbruch hatte. allegro erleichtert das Sichern und Wiederherstellen, indem diese Funktionen vom CockPit aus mit wenigen Tasten auszuführen sind. (siehe Handbuch Kap. 0.7, siehe Ouv 8.2) (Start: µr s und µr w )
Die wichtigste Aufgabe wurde gesondert im Punkt 10 angeführt. Damit man den Überblick behält über die Vielzahl von Dateien, die zum allegro-System gehören, und damit Routineaufgaben automatisiert werden können, wurde als übergeordnete Instanz das Programm CockPit geschaffen. Damit kann man sofort in jede vorhandene Datenbank einsteigen, um die Grundfunktionen (1. - 4.) auszuführen, vom CockPit aus kann man aber auch etliche organisatorische Aufgaben durchführen (siehe Ouv 8.2), andere (eigene) Programme und Makros ("Batch-Dateien" siehe Handbuch Kap. 12) starten, die vorhandenen Parameter-, Konfigurations- und sonstigen Dateien aufzusuchen um sie anzusehen, zu bearbeiten, löschen, kopieren oder umzubenennen.
